1. 기획서가 뭔데 ?
지금까지 아이디어를 도출하고 정보를 논리적으로 표현하는 방법을 살펴봤다. 그럼 기획은 뭐고, 기획서란 무엇일까?
1) 기획서는 아이디어와 정보를 잘 조합하는 것.
기획서를 쓴다고 말하지만, 사실은 짜여진다고 하는 것이 맞다.
또한, 기획서를 만드는 것은 하나의 상품을 만드는 것과 유사하다고 볼 수 있다. 아이디어와 같은 소재들이 모여 정보라는 부품을 만들어 결국 기획서라는 지식상품으로서 새롭게 태어나는 것이다. 아래 나타난 대로, 기획서는 기획을 실현하기 위한 최종 산출물이다.
2) 기획서는 설득을 전제로 한 문서다.
요즘은 연애 편지가 문자 메세지나 전자메일로 바뀌고 있지만, 형식이 어떻든 담는 내용이 동일하다면 느끼는 감정은 비슷할 것이다. 기획서를 연애편지라는 관점에서 살펴보면, 다음과 같다.
기획서란 기획(Plan) 단계의 아이디어가 실행(Do)에 옮겨질 수 있도록 구체화하는 과정을 돕는 중요한 비즈니스 문서라고 할 수 있는데, 아무리 좋은 기획이라 해도 기획(Plan) 단계에서 실행(Do) 단계로 넘어가지 않는다면, 능력없는 한 기획자의 쓸모 없는 공상에 머물고 말 것이다. 즉, 기획서를 통해 기획안을 읽는 의사 결정자를 설득해야만 실행(Do)할 수 있는 인력, 시간, 비용 등의 경영자원을 받을 수 있게 된다. 적어도 실행에 들어가야 성공을 하든, 실패를 하든 정해질 것이다.
<비지니스 문서>
비즈니스에 필요한 문서의 종류로는 기획서 외에 일반 비즈니스 문서 (통지서, 신청서, 송장, 주문서, 의뢰서 등)가 있다.
일반 비즈니스 문서는 현재의 업무 수행을 위해 만들어지지만, 기획서는 거꾸로 새로운 업무를 만들기 위한 문서이다. 이러한 의미에서 일반 비즈니스 문서는 ‘현재형’이고, 기획서는 ‘미래형’이라 할 수 있겠다.
2. 기획서가 왜 중요한가?
- 기획서는 건축 설계도다
: 건축 설계도나 전기회로도가 거대한 건축물, 또는 정밀한 전자제품을 표현하며 그것을 창조해내듯, 기획서는 사업을 창조하는 설계도 역할을 담당한다. 즉, 사업 성공을 위한 사업도(事業圖)를 그려내는 것이다.
- 수익성이 중요해지니, 기획서가 중요하다
: 비지니스 환경이 복잡해지면서, 다음과 같은 수익성 저하 요인이 가득하다.
제품의 다양화 / 수명주기의 단축 / 가격저렴화
사실, 매출 목표를 달성키 위해 돌진하는 것이 옳은 판단이었을 수도 있었던 고성장시기를 지나 현재는 새로운 활로를 찾기위한 다각화, 상품개발등 기획 문서에 의존한 의사결정 사항이 증가하고 있기 때문에 기획서의 중요성은 점점 높아진다고 할 수 있다.
- 기획서는 정보의 홍수속의 솔루션
신문, 인터넷, 티비 등에는 각종 정보가 범람함에 따라 도대체 어느 정보가 믿을 만한지, 무엇이 중요한 정보인지, 정보간에 무슨 관계가 있는지 등 과다한 정보가 의사결정을 지연시키는 사례가 허다했다. 이런 상황에서 알짜 아이디어를 도출해 논리적으로 헤쳐나갈 수 있는 방향을 문서로 제시하는 역할을 기획서가 한다고 볼 수 있다.
- 기획서는 강력한 커뮤니케이션
회사의 업무는 문서로 시작해 문서로 끝난다. 아무리 대화로 의사전달이 되었다 하더라도 결국은 문서로 끝을 맺는다. 증빙자료, 명확한 기록, 책임소재를 분명히 하기 위해서다.
3. 기획서와 조직문화
문서가 조직구성원들의 의사소통의 중요한 수준이 되기 때문에, 많은조직들이 나름대로 규정, 양식, 체제등을 감안해 문서를 사용하게 된다. 또한 어떤 조직에대해 관심있게 지켜보면 문서만 봐도 어떤 조직에서 작성했는지 알수 있다고 한다.
우리나라의 대표적인 민간 경제 연구기관인 삼성경제연구소와 LG경제연구원에서 작성한 경제전망을 보면, 다음과 같은 특징을 비교할 수 있다.
어떤 쪽이 좋고 나쁘다는 것은 없지만, 이 경제연구소의 보고서들이 각 그룹의 경영진들에게 보고되고 있다는 것을 감안한다면, 우리나라 경제계를 이끌어 가는 두 그룹의 보고 문화를 미루어 짐작할 수 있을 것이다. 또한 두 그룹이 작성하는 내부 문서들은 대부분 위와 비슷한 문서 양식으로 작성되고 있으므로, 이 양식을 유심히 관찰해 둔다면 여러분들도 다음부터는 문서의 양식만 봐도 어디서 만든지 알 수 있을 것이다.
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아마존의 사례로 알아보는 기획의 중요성 (4/19)
11월 11일의 신화, 빼빼로의 기획사례 (4/20)
기획력 향상을 위한 탄탄한 뼈대 세우기 (4/20)
1. 정보는 기획의 필요충분조건 (4/24)
2. 정보 마인드로 정보를 얻자. (4/25)
3. 나만의 정보원으로 만들자. (4/26)
4. 애써 모은 정보, 올바르게 해석하자. (4/27)
(현재 '성공을 부르는 기획 노하우' 강의를 듣고 있는 홈런(www.homelearn.go.kr) 사이트 메인)
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